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【資料探しのストレス解消】AIがあなたの「膨大なデータ」を完璧に記憶する！NoteBook LMで仕事が変わるシンプルな使い方
AI初心者でも大丈夫！NoteBook LMがあなたの仕事をサポートする
「あの時の資料、どこへ行ったっけ…？」毎日仕事で繰り返す、資料探しのムダな時間
企画書を作成するとき、過去のデータや関連資料を何時間もかけて探した経験はありませんか？
・分厚いマニュアルの中から、必要な情報だけを見つけ出すのに一苦労。
・会議の議事録はたくさんあるのに、結局「誰が何をやるか」のアクションアイテムが整理されていない。
・新しい業務を覚えるとき、部署のルールやマニュアルがバラバラでどこから手を付けていいか分からない。
などなど…
必要な情報が「散らばっている」ことが、あなたの仕事を遅らせる最大の原因かもしれません。この資料探しのストレスや、情報整理のムダを解消するために生まれたのが、Google発の最新AIツール「NoteBook LM（ノートブック・エルエム）」です。
これはインターネット上の情報ではなく、あなたが持っている「あなたの資料だけ」、言わばあなたの専属AIアシスタントです。AI初心者でも安心して使える、その簡単な仕組みと、業務効率化につながる具体的な使い方を解説します！
1. NoteBook LMとは？AIが苦手な人にこそ使ってほしい理由
「AIツールは難しそう」「自分の資料をアップロードするのは不安」と感じる方もいるかもしれません。しかし、NoteBook LMは、従来のAIツールとは一線を画す、ビジネスで使うための安心機能が搭載されています。
1.1. あなたの「資料専用の頭脳」だと考えてください
一般的なAIチャットは、インターネット上の膨大な情報から答えを探します。この情報は正しい情報になるのかなど、不安になることもありますよね。
一方、NoteBook LMは、あなたがアップロードしたPDF、Googleドキュメント、メモなど、あなたの手元の資料のみを情報源として使います。
外部の情報を参照しないため、企業内の専門的な内容や、過去の社内リサーチデータなど、あなたの仕事に特化した正確な回答を得ることができます。
ネットの記事や情報なども自分が信用できると判断したものであれば追加することも可能です！
1.2. 答えの「証拠」を必ず示してくれます
AI資料分析やリサーチで最も重要なのは「情報の信頼性」です。
「これ、本当に正しいの？」というAIへの不安を解消するため、NoteBook LMは回答を出す際に、「この資料のこの部分に書いてありました」と、アップロードした資料の該当箇所をハイライトして根拠を提示します。これにより、回答の裏付けを確認する作業がなくなり、超速リサーチが可能になります。
1.3. アップロードした資料は「秘密」に守られます
業務で使う機密性の高い資料をアップロードすることに抵抗があるかもしれませんが、ご安心ください。
NoteBook LMにアップロードされたあなたのデータは、Googleによって保護され、他のユーザーと共有されたり、AIの学習に使われたりすることはありません。社内の資料を安全に扱いながら、業務の情報活用を進めることができます。
このプライバシー保護については、Googleの公式情報でも明言されています。（Google Workspace NotebookLM 公式ページ）
2. 【業務別】NoteBook LMで「時間が生まれる」具体的な活用例
NoteBook LMを導入すると、特に「情報整理」と「資料分析」にかかっていた時間が大幅に短縮され、業務効率化につながります。
2.1. 会議後のムダをなくす：長い議事録から「やるべきこと」を抜き出す
・課題： 長文の議事録を読み返し、誰が何をやるべきか（アクションアイテム）を整理するのは面倒で時間がかかる。
・具体的な使い方：
①会議で録音・作成した議事録のテキストデータをアップロードします。
②AIに「この議事録の中から、誰が、何を、いつまでにやるべきか、リストにして」と質問します。
・結果： 手作業で抜き出していたタスクが瞬時に整理されます。これにより、会議後の業務への移行がスムーズになり、タスクの抜け漏れも防げます。
議事録自体作成していなくても、音声データを追加できるので簡単に議事録を作成することもできます！
2.2. リサーチ時間を10分の1に：過去のレポートやマニュアルを比較する
・課題： 複数のレポートや資料を横断的に比較し、共通点や相違点を見つけるのに時間がかかる。
・具体的な使い方：
①過去3年分の市場調査レポートや競合分析資料をまとめてアップロードします。
②AIに「去年の調査結果と比べて、今年の顧客の興味関心で最も変化した点はどこか？」と質問します。
・結果： 複数の資料を何時間もかけて読み比べることなく、AIが瞬時に必要な情報だけを統合し、要点をまとめてくれます。企画立案やマーケティング戦略の策定が圧倒的に速くなります。
2.3. 新しい業務を早く覚える：部署のマニュアルを「Q&A集」にする
・課題： 部署異動や新入社員が入った際、分厚いマニュアルを読ませるだけでは時間がかかり、実践で活かしにくい。
・具体的な使い方：
①部署の業務マニュアルPDFや手順書をアップロードします。
②AIに「新人向けに、このマニュアルの中から「よくある質問と答え」を抜き出して作成して」と質問します。
・結果： マニュアルが「使うためのQ&A集」に生まれ変わり、新人が自力で疑問を解消できるようになるため、教育担当者の負担が大きく軽減されます。
3. NoteBook LMの「やさしい使い方」：今日から始める3ステップ
NoteBook LMの使い方は非常にシンプルです。特別な知識は必要ありません。
3.1. 【ステップ1】まず「ノートブック」を作る
NoteBook LMでは、資料のグループのことを「ノートブック」と呼びます。例えば、「企画書データ用」「顧客対応マニュアル用」「経理関係資料用」など、資料のテーマごとにフォルダを作る感覚でノートブックを作成します。
3.2. 【ステップ2】資料を「ポイッ」とアップロードする
作成したノートブックに、お手持ちのPDFファイルやGoogleドキュメントをドラッグ＆ドロップするだけで完了です。AIが自動で内容を読み込み、使える状態にしてくれます。
3.3. 【ステップ3】あとは「質問する」だけ
アップロードが完了したら、AIに向かって質問を入力するだけです。
・「この資料の中で、一番重要なポイントを3つ教えて」
・「〇〇というキーワードについて書かれているページを抜き出して」
・「この2つのマニュアルのルールで、矛盾しているところはないか？」
このように、気になることを質問することで、あなたの資料からすぐに答えが返ってきます！
YouTubeの動画などのポイントも整理してくれるので、長すぎる動画を全て視聴する必要もありません！
4. まとめ：AIは「難しいツール」ではなく「最高のサポーター」です
Google NoteBook LMは、AIに不慣れな方こそ試してほしい「知識を活かすための道具」です。NoteBookLMを活用したことで、私自身の作業効率が大幅に向上しました！
資料を探す時間、情報をまとめる時間をAIに任せることで、あなたは本来の考える仕事、創造的な仕事に集中できるようになります。
AIは仕事を奪うものではなく、自分自身の能力を最大限に引き出す最高のサポーターです。まずは、日頃から「面倒だな」と感じていた「一番分厚い、面倒な資料」を一つアップロードして、その便利さと、生まれる時間の余裕をぜひ実感してみてください！
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